โปรแกรม โรงแรม ขนาดเล็ก
ป้องกันการทุจริต และช่วยเพิ่มรายได้
ใครที่กำลังทำธุรกิจโรงแรม และรีสอร์ท ที่มีจำนวนห้องพักไม่เกิน 20-30 ห้อง หากคุณกำลังมองหา โปรแกรม โรงแรม ขนาดเล็ก เพื่อนำมาบริหารจัดการโรงแรมของคุณอยู่นั้น ควรต้องคำนึงถึงเรื่องอะไรบ้าง
สำหรับการบริหารจัดการโรงแรม และรีสอร์ทขนาดเล็กนั้น การเลือกซอฟท์แวร์ที่เหมาะกับขนาดโรงแรมหรือรีสอร์ทของคุณนั้น เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง โรงแรมขนาดเล็ก ย่อมไม่ต้องการซอฟท์แวร์ที่ยุ่งยาก และซับซ้อนเท่ากับซอฟท์แวร์สำหรับโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีจำนวนห้องพักมากๆ การที่คุณเลือกใช้ซอฟท์แวร์ หรือ ระบบโรงแรม ที่ไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ อาจส่งผลให้เกิดปัญหาตามมาทีหลังได้
การเลือก โปรแกรม โรงแรม ขนาดเล็ก ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง
1. ป้องกันการทุจริตได้หรือไม่
ในท้องตลาดนั้น มีหลายโปรแกรมให้คุณเลือกใช้ มีทั้งแบบฟรีและแบบมีค่าใช้จ่าย แต่คุณต้องพิจารณาให้ดีว่า โปรแกรมพวกนั้นมีฟังก์ชันสำหรับการป้องกันการทุจริตหรือไม่ การป้องกันการทุจริตในที่นี้หมายถึง การทุจริตจากพนักงานโรงแรมของคุณ เช่น หากมีปัญหาเรื่องพนักงานแอบเปิดห้องพักให้แขก และนำเงินค่าห้องไปเข้ากระเป๋าของตัวเอง โปรแกรม โรงแรม นั้นจะสามารถป้องกันเรื่องนี้ได้หรือไม่
โปรแกรมส่วนมากนั้น จะมีฟังก์ชันให้พนักงานบันทึกข้อมูลเช็คอินเช็คเอาท์ ของแขกที่มาเข้าพัก แต่ถ้าหากพนักงานไม่บันทึกข้อมูลแล้ว เราจะทราบได้อย่างไร ว่าไม่มีแขกมาพักจริง หรือว่าแท้ที่จริงแล้วมีแขกมาเข้าพัก แต่พนักงานไม่ยอมแจ้งคุณกันแน่
สำหรับ ระบบโรงแรม ของ Hotel Box นั้น เรามีอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ที่เรียกว่ากล่อง Hotel Box เมื่อนำกล่อง Hotel Box ไปติดตั้งไว้ที่ห้องพักแต่ละห้อง จะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลแบบออนไลน์ได้ทันทีเลย ว่ามีคนกำลังใช้งานห้องพักไหนอยู่บ้าง ณ ขณะนี้ อุปกรณ์กล่อง Hotel Box ของเราทำงานคู่กับโปรแกรม โรงแรม ที่บริษัทเราพัฒนาขึ้นเอง ทำให้เจ้าของโรงแรมสามารถดูรายงานย้อนหลังได้อย่างสะดวกสบาย
2. สามารถรู้รายได้ที่แน่นอน
หากติดตั้งระบบโรงแรมแบบที่ไม่สามารถดูรายได้ในแต่ละวันที่แน่นอนได้ ย่อมมีประโยชน์น้อย โปรแกรมที่คุณเลือกใช้ ควรสามารถบอกรายได้ของโรงแรมคุณได้ด้วย เพราะจะช่วยให้คุณรู้รายได้ที่แน่นอนในแต่ละวัน โดยไม่ต้องพึ่งการจดกระดาษอีกต่อไป การรู้รายได้จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการค่าใช้จ่ายและวางแผนอนาคตได้ดียิ่งขึ้น
สัปดาห์ไหนที่มีรายได้น้อย คุณก็จะสามารถจัดการรายจ่ายให้เหมาะสมกับรายได้ได้ เพื่อไม่ให้ขาดทุน และเมื่อไหร่ที่มีรายได้สูง คุณก็สามารถสังเกตได้ทันทีว่า ช่วงนี้รายได้เพิ่มเพราะอะไร
โปรแกรมของ Hotel Box นั้นเรามีฟังก์ชันให้พนักงานบันทึกการเช็คอิน เช็คเอาท์ของแขก ทำให้เจ้าของโรงแรมสามารถเข้าไปดูรายได้ของโรงแรมได้ตลอดเวลา ทั้งบนคอมพิวเตอร์และบนมือถือ โดยสามารถดูรายได้ของวันนี้ หรือเลือกเป็นช่วงวันที่ก็ได้
3. โปรแกรม โรงแรม เป็นระบบออนไลน์หรือไม่
แต่ก่อนระบบโรงแรมส่วนมาก เป็นแบบออฟไลน์ ข้อเสียของระบบออฟไลน์คือ เจ้าของโรงแรมจะเข้าถึงข้อมูลโรงแรมของตัวเองได้ยาก จะดูข้อมูลที ต้องเข้าไปที่หน้าคอมพิวเตอร์ในโรงแรม หรือไม่ก็ต้องให้พนักงานปริ้นท์แล้วส่งข้อมูลมาให้ดู ซึ่งทั้งไม่สะดวก และเสียเวลาอย่างมาก
โปรแกรมโรงแรมที่ดี จึงควรเป็นแบบออนไลน์ ที่เจ้าของโรงแรมจะสามารถเข้าไปดูข้อมูลโรงแรมตัวเองได้ตลอดเวลา ซึ่งจะช่วยในการบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยประหยัดเวลา อีกทั้งยังสะดวกรวดเร็วอีกด้วย
ระบบออนไลน์นี้ ไม่ได้หมายถึงแค่ให้เจ้าของโรงแรมใช้งานเพียงอย่างเดียว แต่หมายถึงให้พนักงานสามารถใช้งานผ่านระบบออนไลน์ได้เช่นกัน เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ ไม่ต้องนั่งเฝ้าคอมพิวเตอร์อย่างเดียว
4. รองรับการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟน
หากระบบเป็นแบบออนไลน์แล้ว สามารถใช้งานบนคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปได้ แต่ไม่รองรับการใช้งานบนมือถือหรือแท็บเล็ต ก็จะยังทำให้เจ้าของโรงแรมเสียเวลาอยู่ดี และไม่สะดวกสบายในการใช้งาน เพราะเมื่อไหร่ที่คุณต้องการทราบรายได้ หรือต้องการดูว่าวันนี้มีแขกมาพักกี่ห้อง คุณก็ต้องกลับไปที่บ้านเพื่อเปิดคอมพิวเตอร์เพื่อดูรายงานเหล่านั้น ย่อมไม่ต่างอะไรมากกับระบบแบบออฟไลน์
โปรแกรมโรงแรมของเรา จึงพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้รองรับการใช้งานทั้งบนมือถือ และแล็ปท็อป เพราะเราคำนึงถึงความสะดวกสบายในการใช้งานของเจ้าของโรงแรมเป็นหลัก รวมทั้งพนักงานเอง ก็สามารถใช้งานระบบผ่านทางมือถือของตัวเองได้ด้วย ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในส่วนของอุปกรณ์ให้กับเจ้าของโรงแรม เพราะไม่จำเป็นต้องจัดหาคอมพิวเตอร์ประจำโรงแรมมาไว้ใช้งาน
5. โปรแกรม โรงแรม มีรายงานให้ดูย้อนหลัง
โปรแกรมที่ดีควรมีรายงานแบบย้อนหลัง ให้เจ้าของโรงแรมสามารถตรวจสอบได้ทีหลัง และการตรวจสอบนั้นควรทำได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก ควรมีฟังก์ชันให้สามารถดาวน์โหลดไฟล์รายงานนั้นๆ เพื่อเก็บเอาไว้ในคอมพิวเตอร์ได้ด้วย ประโยชน์ของการมีรายงานย้อนหลังนั้นมีหลายอย่าง เช่น คุณอาจใช้ข้อมูลเพื่อดูช่วงเวลาที่มักจะมีลูกค้าเข้ามาใช้บริการจำนวนมาก เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการต้อนรับลูกค้าในอนาคต หรือใช้ตรวจสอบว่าช่วงไหนบ้างที่ลูกค้าน้อย เพื่อที่จะได้จัดโปรโมชั่นกระตุ้นการเข้าพักในช่วงนั้น
6. มีทีมงานคอยให้ความช่วยเหลือ
ไม่ว่าจะเป็น โรงแรมขนาดเล็ก กลาง หรือขนาดใหญ่ การที่จะเลือกใช้โปรแกรมใดๆ นั้น คุณควรคำนึงด้วยว่า เมื่อมีปัญหาเกี่ยวกับโปรแกรมนั้น แล้วคุณจะทำอย่างไร
หากคุณดาวน์โหลดโปรแกรมฟรีมาใช้งาน และหากมีปัญหาเกิดขึ้น ย่อมไม่มีทีมงานคอยให้ความช่วยเหลือ ข้อมูลภายในโรงแรมทั้งหมดที่คุณมี ก็จะหายไปอย่างง่ายดาย ดังนั้นการมีทีมงานคอยซัพพอร์ตลูกค้าจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม
นอกจากคำนึงถึงความช่วยเหลือยามที่มีปัญหาแล้ว คุณควรคำนึงถึงเรื่องการ update ซอฟท์แวร์อีกด้วย หากในอนาคตพวกอุปกรณ์สมาร์ทโฟน มีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงไป คุณต้องมั่นใจด้วยว่า มีทีมงานที่จะคอยดูแลพัฒนาซอฟท์แวร์โรงแรม ให้สามารถใช้ได้กับสมาร์ทโฟนในอนาคต
เราจึงมีทีมงานมืออาชีพ ที่คอยให้บริการคำปรึกษา คอยแก้ปัญหา ผ่านทางโทรศัพท์ ไลน์ และเฟสบุ๊คเมสเซนเจอร์ ให้กับลูกค้าของเราติดต่อได้สะดวก และยังคอยพัฒนาซอฟท์แวร์ให้ทันสมัยอยู่เสมอ
7. ระบบบันทึกข้อมูลลูกค้า
เป็นที่ทราบกันดีว่าปัจจุบันรัฐบาลออกกฎมา ว่าให้โรงแรมและรีสอร์ทจะต้องส่งรายชื่อแขกที่เข้าพักให้กับหน่วยงานที่เกียวข้อง ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ มีหน้าที่ต้องส่งรายชื่อแขกที่เข้าพักให้กับหน่วยงานนั้นๆ ปกติแล้วคุณต้องใช้วิธีจดบันทึกลงระบบกระดาษ แล้วนำไปยื่นกับเจ้าหน้าที่
แต่ โปรแกรมโรงแรม ขนาดเล็ก ของเรานั้นมีฟังก์ชันให้พนักงานบันทึกข้อมูลแขก ลงไปในระบบแบบออนไลน์ได้เลย เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว ก็สามารถปริ้นเป็นรายงานออกมา แล้วนำไปยื่นให้เจ้าหน้าที่ได้ ซึ่งเพิ่มความเป็นระบบ และสะดวกแก่พนักงานได้อย่างมากทีเดียว
8. มีระบบแจ้งเตือนเมื่อมีแขกเข้าพัก
ระบบการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มาแขกมาเข้าพักในโรงแรมของคุณนั้น เหมาะเป็นอย่างยิ่งสำหรับโรงแรมขนาดเล็กที่มีจำนวนห้องพักไม่มาก และเหมาะสำหรับเจ้าของโรงแรมที่ต้องการทราบทุกความเคลื่อนไหวภายในโรงแรมหรือรีสอร์ท โดยเจ้าของโรงแรมจะทราบว่า มีแขกมาเข้าพักเมื่อไหร่ แขกอยู่เกินเวลาเช็คเอาท์หรือไม่ มีแม่บ้านเข้าไปทำความสะอาดตอนไหน และมีการเปิดห้องพักแบบไม่ลงระบบ ซึ่งอาจส่อถึงการทุจริตอยู่หรือไม่
ผลิตภัณฑ์ H-Box ของเรามีระบบแจ้งเตือนทางไลน์ให้เจ้าโรงแรมได้ใช้งาน สามารถให้ระบบส่งไลน์แบบส่วนตัว หรือแบบส่งเข้ากลุ่มก็ได้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการโรงแรมของคุณให้ดียิ่งขึ้นไป
9. ระบบจองห้องพักภายใน
อีกระบบหนึ่งที่โรงแรมขนาดเล็กควรมี ก็คือระบบจองห้องพักแบบภายใน คือไม่ต้องถึงขั้นมีระบบจองที่เชื่อมต่อกับระบบของ Agoda หรือของ Booking แต่ควรเป็นระบบที่สามารถให้พนักงาน เป็นผู้กดจองห้องพักให้กับลูกค้าที่ต้องการมาเข้าพักได้ ระบบจองลักษณะนี้ จะช่วยให้คุณสามารถบริหารห้องพักได้สะดวกยิ่งขึ้น เช่น เมื่อมีลูกค้าโทรมาจองห้องพักกับโรงแรมคุณโดยตรง พนักงานก็สามารถลงบันทึกข้อมูลการจองห้องเอาไว้ล่วงหน้าให้แขกได้ ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาการ overbooking ที่เกิดจากความสับสนของพนักงานได้ด้วย
ระบบการจองแบบภายในนี้ เรามีให้บริการอยู่ในซอฟท์แวร์ระบบโรงแรมของ H-Box โดยการใช้งานนั้นง่าย สะดวกรวดเร็ว และสามารถใช้ผ่านทางมือถือได้เลย
การจะเลือกโปรแกรมสำหรับโรงแรมนั้น ควรเลือกให้เหมาะกับลักษณะของโรงแรมของคุณ โปรแกรม H-Box ได้รับการพัฒนาและผลิตขึ้นมาโดยคำนึงถึงประโยชน์การใช้งานของเจ้าของโรงแรมเป็นหลัก ระบบของเราสามารถป้องกันการทุจริตจากพนักงานได้จริง และช่วยในการวางแผนบริหารจัดการเพื่อเพิ่มรายได้ให้กับธุรกิจโรงแรมของคุณ อีกทั้งเรายังมีทีมงานมืออาชีพคอยช่วยเหลือซัพพอร์ตคุณ
